ویژه پروژه هایی که از نظر موضوع، چارچوب یا اندازه آنها، اطلاعات و تجربه کمی در سازمان وجود دارد، کار ساده ای نیست. اما به طور یقین در تمام پروژه ها، کار برآورد حجم عملیات از کار برآورد مدت اجرا و شناخت نوع، تعداد و کیفیت منابع اجرایی آن آسان تر است.
به طور کلی می توان گفت هیچ روش علمی و فرموله شده ویژه ای برای برآورد حجم عملیات، مدت اجرا و تعداد و کیفیت منابع مورد نیاز فعالیت برای همه انواع پروژه ها وجود ندارد. برآورد مدت اجرای فعالیت ها بیش از هر چیز به قضاوت، کارشناسی و تجربه اتکا دارد. از این رو، این گام از کار برنامه ریزی نیز باید توسط افرادی انجام شود که از پروژه (موضوع، اندازه، روش اجرا) و فعالیت های آن اطلاع کافی داشته باشند.
کار برنامه ریزی قبل از اجرای پروژه انجام می شود. بنابراین تاریخ شروع و تاریخ خاتمه پروژه و میزان و کیفیت منابع که سازمان پروژه به آنها نیاز دارد، هیچ یک اکنون به طور کامل مشخص نیست. از این رو، به طور کلی باید فرض شود که شرایط اجرایی (نظیر میزان انگیزه نیروی انسانی، شرایط آب و هوایی) هر فعالیت، شرایط عادل است. منظور از شرایط عادی، شرایطی است که سازمان اجرایی پروژه به طور معمول و عادل با آن روبه روست.
لذا شرایط عادل و معمولی در هر سازمان، مختص خود آن سازمان خواهد بود.
بنابراین مفروضات و شرایط اساسی در برآورد مدت اجرای فعالیت عبارتند از:
• فعالیت باید بدون هر گونه وقفه و بریدگی اجرا شود. برای مثال اگر مدت اجرای فعالیتی 5 واحد زمانی باشد مجاز نیست که قسمتی از آن را در این نوبت و بقیه آن پس از مدتی دیگر برنامه ریزی شود. در این حالت، فعالیت مورد نظر خود تبدیل به 2 واحد فعالیتی می شود. البته در پروژه های ساختمانی معمول، روزهای غیر کاری وقفه و گسستگی تلقی نمی شود.
• شرایط اجرایی فعالیت، از قبیل شرایط جوی در زمان اجرای آن، کارایی نیروی انسانی و سایر منابع اجرایی فعالیت از قبیل تعداد و نوع هر یک از تجهیزات و ماشین آلات و همچنین تعداد و نوع نیروی انسانی با مهارت های مختلف عادی و معمولی فرض می شود.
دلایلی که شرایط اجرایی فعالیت عادی در نظر گرفته می شود عبارتند از:
1- چون در این مرحله از تاریخ شروع و مدت اجرای پروژه اطلاعاتی وجود ندارد، بنابراین نمی توان اثرات شرایط جوی را بر کارایی عادی و معمولی منابع قابل مصرف مجدد مورد نیاز هر فعالیت ارزیابی کرد.
2- حتی اگر منابع اجرایی پروژه قبل از اجرای آن مشخص باشد، باز هم نمی توان در مورد کم و کیف آن ها مطمئن بود و قضاوت درستی داشت. زیرا میزان کارایی نیروی انسانی و ماشین آلات و تجهیزات، هم به یکدیگر و هم به عوامل و شرایط متعددی بستگی داد و از این رو مقدار کارایی منابع قابل مصرف مجدد، به ویژه مهارت های انسانی را باید عادل و معمولی فرض کرد. البته پس از اطلاع از تاریخ شروع پروژه و زمان بندی آن می توان آثار ناشی از شرایط جوی نامناسب را در طول مدت اجرای فعالیت ها ارزیابی کرد.
3- مدت اجرای هر فعالیت را باید مستقل از مدت اجرای فعالیت های قبلی و بعدی آن برآورد نمود.
4- در فعالیت هایی نظیر سفارش و محل تجهیزات و تهیه اسناد ترخیص گمرکی، زمان های انتظاری (ساخت تجهیزات، مراحل اداری، ترخیص) وجود دارد که مدت اجرای آنها خارج از کنترل و اختیارات سازمان پروژه و واحدهای اجرایی آن است. پس این زمان های انتظار را باید از فعالیت مربوطه جدا کرد.
5- آثار مسائل و مشکلات قابل انتظار و احتمالی بر مدت اجرای فعالیت های پروژه در این مرحله در نظر گرفته نمی شوند. مسائل و مشکلاتی هستند که برای سازمان اجرایی پروژه جنبه عادل و معمولی ندارند. این نوع مسائل و مشکلات در پروژه هایی بزرگ که زمان بری بیشتری دارند، به احتمال بسیار زیاد وقوع خواهند یافت اما اکنون نمی توان زمان و شدت وقوع آنها را برآورد کرد. مسائل و مشکلاتی مثل آتش سوزی، سیل، اعتصاب، زلزله و مانند آنها به علت نامشخص بودن احتمال وقوع آنها از نوع مسائل و مشکلات قابل انتظار و احتمالی نیستند.
از این رو تا قبل از وقوع آنها، تاثیری بر مدت اجرای پروژه نخواهند داشت.
مهم ترین مسائل و مشکلات عبارتند از:
• کمبود و عدم مهارت و از دست دادن نیروی انسانی
• از کار افتادن ماشین آلات کمبود وسایل و قطعات یدکی
• قطع آب و برق و خدمات تسهیلاتی
• عدم تامین به موقع تجهیزات به علت مشکلات حمل و نقل
آثار و مسائل و مشکلات قابل انتظار احتمالی پس از زمان بندی پروژه و مشخص شدن برنامه اجرایی آن ارزیابی خواهد شد.
2-4-5- برآورد مدت اجرای معادل
در هر سازمان بر اساس روال و روش های جاری آن و بر مبنای حجم عملیات هر فعالیت معمولاً یک گروه کاری از منابع اجرایی مختلف که تعداد، ترکیب و کیفیت آنها نیز عادی و معمولی است برای اجرای فعالیت در نظر گرفته می شود. این گروه کاری، در شرایط جوی «عادل» و «معمولی» و یا کارایی «عادی» فعالیت را در زمان معینی انجام می دهد. این مدت را مدت اجرای معادل فعالیت می نامند.
به طور کلی شرایط و منابع اجرایی فعالیت در طول مدت اجرای آن، عادی و معمولی فرض می شود. مهم ترین ویژگی مدت اجرای عادی هر فعالیت در این است که هزینه اجرای آن در این مدت، کمترین مقدار خود را دارد.
به بیان بهتر اگر مدت اجرای فعالیت از مدت اجرای معادل آن طولانی تر شود، هزینه های مستقیم کاهش و هزینه های غیر مستقیم افزایش می یابند و اگر فعالیت در مدت زمانی کوتاه تر از مدت اجرای معادل آن انجام شود، هزینه های مستقیم افزایش و هزینه های غیر مستقیم کاهش خواهند یافت. باید سعی شود تا عملکرد یا میزان کاری را که منابع قابل مصرف مجدد یک فعالیت در یک واحد زمانی انجام می دهد، به درستی و به طور واقع بینانه ای برآورد شوند اگر این میزان دست بالا گرفته شود، پروژه از برنامه زمان بندی شده عقب بوده و نمی توان آن را در تاریخ تعیین شده به پایان رساند. اگر این میزان دست پایین گرفته شود، صرف نظر از افزایش اجرای پروژه ها، عملاً زمینه ی کاهش کارایی منابع اجرایی (به ویژه نیروی انسانی) فراهم می شود.
در جدول برآورد مدت، منابع اجرایی و هزینه فعالیت های پروژه، قسمتی درستون منابع اجرایی برای درج حداقل مورد نیاز به هر یک از منابع برای اجرای فعالیت در نظر گرفته می شود تا در کار برنامه ریزی منابع پروژه از مزایای آن استفاده شود. منابع اجرایی و مورد نیاز هر یک از فعالیت های پروژه و مدت اجرای معادل آن برآورد می شود و در جدول پروژه نوشته می شود.
محاسبه‌ی هزینه اجرای فعالیت در مدت اجرای معادل آن با توجه به میزان برآورد شده منابع اجرایی فعالیت و هزینه استفاده از آنها کار دشواری نیست. در یک جدول فهرستی از نام منابع اجرای پروژه تهیه می شود و در مقابل هر یک از آنها هزینه استفاده از منابع قابل مصرف یک ستون نوشته می شود و پس از آن، میزان نیاز هر فعالیت به هر منبع به طور عادی و به صورت اضافه کاری بر اساس اطلاعات ستون قبل در یک ستون و در مقابل نام هر منربع نوشته می شود. پس از انجام این کار، هزینه اجرای این فعالیت ها در مدت اجرای معادل آنها برآورد می شوند و در قسمت مربوط به آن در جدول برآورد مدت، منابع اجرایی، و هزینه فعالیت های پروژه نوشته می شوند.
2-4-6- برآورد مدت اجرای فشرده
طبیعت برخی از فعالیت ها و شرایط اجرایی آن به گونه ای است که همواره یک گروه کاری مشخص که تعداد و نوع هر یک از منابع در آنها قابل کاهش و افزایش نیستند، آن را انجام می دهند. برخی از فعالیت ها (نظیر تصویب هیات مدیره و یا تایید کارفرما) تحت کنترل مدیر پروژه و مدیریت تراز اول سازمان قرار ندارند. مدت اجرای برخی دیگر از فعالیت ها (نظیر مدت زمانی که برای دریافت پیشنهادهای مناقصه یا مزایده اعلام می شود) از این رو مدت اجرای این فعالیت ها را با افزایش منابع اجرایی آن ها نمی توان کاهش داد و مدت اجرای این فعالیت ها ثابت است.
مدت اجرای اغلب فعالیت های پروژه را می توان کاهش داد. برای کاهش مدت اجرای هر فعالیت، با فرض اینکه کارایی منابع اجرایی ثابت است، یا نمی توان آن را افزایش داد، باید به تعداد گروه های کاری آن فعالیت افزود و یا ترکیب منابع گروه اجرایی آن را تغییر داد.
با افزایش منابع اجرایی فعالیت، هزینه اجرای آن نیز افزایش می یابد. اما مدت اجرای هر فعالیت را با افزایش مداوم منابع اجرایی فعالیت، تا حد معینی می توان کاهش داد. این حد را مدت اجرای فشرده فعالیت می گویند.
رابطه کاهش مدت اجرای فعالیت با افزایش هزینه آن، به طبیعت و ماهیت آن فعالیت و شرایط منابع اجرایی آن بستگی دارد. نقطه A در شکل (2-4) هزینه اجرای فعالیت را در مدت اجرای عادی آن نشان می دهد. این نقطه را وضعیت عددی می نامند.
نقطه B هزینه اجرای فعالیت را در مدت اجرای کاملاً فشرده نشان می دهد. این نقطه را وضعیت فشرده کامل می نامند. نقاطی که در فاصله دو نقطه A‌ و B قرار دارند، هزینه و مدت اجرای فعالیت را در وضعیت های غیرعادی یا غیر فشرده کامل نشان می دهند.

شکل (2-4): منحنی هزینه – زمان یک فعالیت
منحنی یا خطی که رابطه هزینه – زمان فعالیت را در فاصله وضعیت اجرای عادی و شکسته آن (میان نقاط A و B) نشان می دهد، می تواند شکل های مختلفی نظیر منحنی های محدب – مقعر، پله ای، گسسته، محدب و مقعر داشته باشد. این رابطه، ممکن است حتی فقط از دو نقطه A و B تشکیل شده باشد.
شکل منحنی رابطه هزینه – زمان هر فعالیت را، در صورت در اختیار داشتن اطلاعات لازم، به سهولت می توان مشخص کرد. اما در شرایطی که اطلاعی از روند تغییرات هزینه در فاصله دو نقطه A‌ و B وجود نداشته باشد، یا فعالیت از حساسیت هزینه ای برخوردار نیست، می توان این منحنی را یک خط راست تصور کرد.
سپس مدت اجرای کاهش یافته فعالیت‌های پروژه برآورد می شود و در جدول برآورد مدت، منابع اجرایی و هزینه فعالیت های پروژه نوشته می شود. منابع اجرایی لازم برای اجرای فعالیت هم در این مدت برآورد شده و در این جدول نوشته می شود. هزینه اجرای هر فعالیت در مدت اجرای فشرده آن نیز تعیین شده و در جدول مذکور وارد می شود.
2-4-7- شیب هزینه فعالیت
تغییر مقدار هزینه اجرای فعالیت، در اثر تغییر یک واحد زمانی از مدت اجرای آن را ضریب زاویه یا شیب هزینه می نامند. اگر شکل تابع زمان – هزینه فعالیت در فاصله دو نقطه A (وضعیت اجرای عادی) و B (وضعیت اجرای فشرده)، یک خط راست نباشد، شیب هزینه فعالیت یا مشتق منحنی در زمان مورد نظر، در فاصله این دو نقطه، به ازای زمان های مختلف اجرای آن، متفاوت خواهد بود.
برای سهولت محاسبه شیب هزینه فعالیت، منحنی تابع زمان – هزینه فعالیت یک خط راست فرض می شود. در نتیجه، شیب هزینه فعالیت، متوسط افزایش هزینه فعالیت را در اثر کاهش یک واحد زمانی از مدت اجرای آن نشان خواهد داد. مقدار شیب هزینه فعالیت از فرمول زیر به دست می آید:
(زمان فشرده-زمان عادی)/(هزینه عادی -هزینه فشرده)= شیب هزینه (2-1)
شیب هزینه هر یک از فعالیت های پروژه با فرض خطی بودن رابطه زمان – هزینه آن، محاسبه می شود.
2-4-8- هزینه های مستقیم و غیر مستقیم پروژه
طبقه بندی و گروه بندی هزینه ها در سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه، با طبقه بندی مرسوم و رایج در علوم حسابداری و اقتصاد تفاوت دارد. هزینه های پروژه، به طور کلی مستقیم یا غیر مستقیم هستند.
2-4-8-1- هزینه های مستقیم پروژه
تمام هزینه هایی که برای استفاده از نیروی انسانی مستقیم، مواد و مصالح و ماشین آلات و تجهیزات مستقیم و به طور کلی همه هزینه هایی که به طور مشخص می توان در صورت حساب اجرای یک فعالیت (چه در وضعیت اجرای عادی و چه در وضعیت های نیمه فشرده و فشرده کامل) محسوب کرد، جزء هزینه های مستقیم پروژه

دسته بندی : No category

دیدگاهتان را بنویسید